例外
出社予定日が迫っているのに労働条件が未確定のとき
標準項目に基づく通知書の下書きを先に作り、未確定の条件(給与、試用期間)を示して、承認までは交付を保留します。
入社・退社の処理
入社の準備、アカウントや備品、引き継ぎ、退社の手続き。人の出入りにまつわる事務をVelros AIがまとめて回し、抜けをなくします。
運用診断
入社後の早期離職率
オンボーディング・チェックリスト完了率
退社者のアカウント・権限回収の所要時間
中小企業では入社・退社は決まった担当者なしにその都度処理され、労働条件を書面で明示できなかったり数日遅れたりしがちです。退社時にはメールや業務アカウント、共有文書へのアクセス権限がそのまま残り、返却すべき機器が抜け、引き継ぎが口頭だけで消えます。この空白が情報漏えいと労務トラブルにつながります。
こうした日程が、こう処理されます。
実際に入ってくる仕事を集め、それぞれの段階で何を基準に判断するのかまで続けて残します。
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入社準備チェックリストの配布
労働条件通知書や個人情報の取得同意、口座、緊急連絡先など受け取る書類と、用意するアカウント・機器・座席を項目化し、担当者ごとに割り当てます。
判断 労働条件の書面明示と交付が入社日に間に合うかを最優先で見る。労基法第15条で明示が義務づけられ、事業規模を問わず必要だから。 -
アカウント・機器・アクセス権限の付与
業務メールや協働ツール、共有フォルダのアカウントと機器の貸与リストを作り、付与依頼の下書きと受領確認書を準備します。
判断 職務に必要な最小限の権限だけを付与する既定にする。過剰な初期権限は、後の回収漏れと漏えいリスクとして残るため。 -
初期定着の確認
入社初週と試用期間のチェックポイントを作り、必要な案内・研修・書類署名の完了を点検リストで上げます。
判断 試用や評価に関する判断は整理だけして人に上げる。採用と評価の確定は承認が必要な領域だから。 -
退社受付・引き継ぎの整理
退社日と最終勤務日を確認し、担当業務や取引先、進行中の案件を引き継ぎ文書の下書きにまとめ、渡せる形に整理します。
判断 退社理由が自発か、勧奨か、解雇かで必要な手続きと書類が分かれるため、種類を先に確認する。手続きの抜けがそのままトラブルの種になるため。 -
権限回収・資産返却・精算の準備
アカウントとアクセス権限の回収リスト、機器・法人カード・入館証の返却リスト、退職の精算に必要な資料を集めて処理リストに上げます。
判断 退社日に合わせてアカウントと権限を遅滞なく回収するよう時点を固定する。残ったアクセス権限は退社直後の漏えいリスクが最も大きいため。
入退社が例外に流れるとき
現場で実際に引っかかる例外を、あらかじめ決めておきます。ルールが通らない場面を無理に処理せず、根拠とともに人へ渡します。
例外
突然の即日退職や連絡が取れないとき
権限回収と資産返却を最優先で上げ、引き継ぎの空白項目と未返却リストを別に残します。
例外
退職者が個人ファイルや連絡先の持ち出しを求めるとき
会社資産と個人資料を分けたリストを作り、持ち出しの可否を担当者の承認として上げます。
入退社の各段階の判断基準
お金・契約・個人情報・ブランドがかかる実行は下書きまでにとどめ、送信と確定は人の承認を経てから動きます。
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労働条件通知書の確定・交付
労働条件を確定する法的文書なので、給与や労働時間などは人が確認してから書面で交付します。
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給与・試用条件の確定
報酬の領域なのでAIが決められず、誤って出ると訂正が難しいです。
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退社の種類・処理方法の確定
自発・勧奨・解雇で手続きとリスクが大きく変わるため、人の判断が必要です。
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退職の精算・退職金の支給
金銭が動く実行で、法定の支払期限が絡むため人が確認します。
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アカウント・データのアクセス権限回収の実行
元に戻しにくいセキュリティ措置なので、回収の範囲と時点を人が確認してから実行します。
何で確かめるか
入退社がなめらかかを見る指標
入社後の早期離職率
新規大卒就職者の就職後3年以内の離職率は33.8%で、事業所規模が小さいほど高い傾向があります(厚生労働省、新規学卒就職者の離職状況)。
オンボーディングの質と合わせて見る指標です。
オンボーディング・チェックリスト完了率
社内での測定を推奨します。入社日を基準にした書類・アカウント・機器の準備完了率です。
退社者のアカウント・権限回収の所要時間
社内での測定を推奨します。最終勤務日に対する回収完了までの時間で、セキュリティ指標です。
ルール
労働基準法第15条により、賃金・労働時間・休日・休暇など主要な労働条件は書面等で明示する必要があり、事業規模を問わず適用されます。退職時に本人の請求があれば、賃金や積立金などの金品は請求から7日以内に返還します(第23条)。賃金台帳と労働者名簿は労基法第109条により保存する必要があります(当分の間3年間)。在職中に付与した個人情報へのアクセス権限は、退社時に遅滞なく回収します(個人情報保護法の安全管理措置)。社会保険の資格取得・喪失の届出期限は給与・精算の業務で扱うため、この流れでは扱いません。
人が自分で抱えていた仕事が減ります。
散らばった確認と繰り返しの返信を先に整理して上げれば、スタッフは確認と例外の処理に集中でき、人は大事な判断だけを見ます。
運用診断確認が人のところに積み上がります。
労働条件通知書の交付が数日遅れ、退職者のアカウント・機器・引き継ぎは口頭でやり取りされたまま残ります。
処理の準備ができた状態で上がってきます。
入社準備と退社時の回収がチェックリストで回り、契約と精算だけを人が承認します。
オンボーディングチェックリストの完了率
退社者の権限回収にかかる時間
未返却の資産件数
この業務を任せる前に、よく聞かれること
入社・退社の処理について、実際に最初に確認されることを集めました。
給与や社会保険の届出もここで行いますか。
いいえ。給与明細の交付や社会保険の届出期限は給与・精算の業務で処理し、ここではアカウント・機器・書類・引き継ぎを扱います。
労働条件通知書をベロスAIが代わりに確定しますか。
下書きまでを準備します。給与や労働時間などの条件の確定と書面での交付は人が承認します。
