最初に任せる繰り返しの業務を見つけるチェックリスト

一覧を書かず、直近四週間の記録を開きます

会議で「何がくり返されていますか」と聞けば、印象に残った仕事が出てきます。実際にくり返された仕事は記録に残っています。直近四週間の受信箱、注文履歴、送信済みを開き、同じ文が何度行き来したかを数えるほうが早いです。

頻度：週に何回戻ってくるか

月に二度あるかどうかの仕事は、どれだけうまく処理しても削減として見えません。毎日、あるいは週に数回戻ってくる仕事でこそ、基準を書く手間が回収されます。件数が少なくても一件三十分かかる仕事は、同じ山に置きます。

規則：「こういうときはこうする」が一文で書けるか

書いている途中で「それは見てみないと」と出たら、まだ規則ではありません。その一文が、人が判断する場所そのものです。前後は流せます。規則がないのではなく、まだ文になっていないだけということがよくあります。

資料：答えに必要なものはどこにあるか

価格表、在庫、空き時間、前回のやり取り。これらが書類や表にあるなら今すぐ始められます。誰かの記憶にしかなければ、何を付けても聞き返しが増えます。散らばっていることは問題ではありません。どこにもないことが問題です。

リスク：取り消せる仕事か

荷物の位置を伝える仕事は、間違えてももう一度送れば直ります。返金が出る、契約条件が確定する、個人情報が書き換わる仕事は取り消せません。日本の個人情報保護法には、自動化された決定を拒み人の介入を求める権利がありません。だからこそ、取り消せない仕事を先に一覧から抜き、残りから任せます。

個人情報保護法（APPI）· 自動化された決定を拒む権利は定められていません

チャネル：どこから入ってくるかが定まっているか

問い合わせがメッセージ、モール、電話、DMに散らばっていても、その顔ぶれが変わらないなら接続できます。毎月新しいチャネルが生まれては消えている最中なら、チャネルを先に片づけるほうが早いです。