먼저 맡길 반복 업무를 찾는 진단 체크리스트

목록을 적지 말고, 지난 4주의 기록을 엽니다

무엇이 반복되는지 회의에서 물으면 기억에 남은 일이 나옵니다. 실제로 자주 돌아온 일은 기록에 남습니다. 지난 4주의 문의함, 주문 내역, 보낸 메일함을 열고 같은 문장이 몇 번 오갔는지 세는 편이 빠릅니다.

빈도: 주에 몇 번 돌아오는가

한 달에 두어 번 있는 일은 맡겨도 절감이 보이지 않습니다. 매일 또는 주 몇 회 돌아오는 일이라야 기준을 만드는 수고가 회수됩니다. 건수가 적더라도 한 건에 30분씩 드는 일이라면 같은 자리에 놓고 봅니다.

규칙: "이럴 땐 이렇게"가 한 문장으로 써지는가

쓰다가 "그건 봐야 알아요"가 나오면 아직 규칙이 아닙니다. 그 자리가 바로 사람이 판단하는 자리이고, 나머지는 흐르게 만들 수 있습니다. 규칙이 없는 게 아니라 아직 문장이 되지 않았을 뿐인 경우가 많습니다.

자료: 답에 필요한 것이 어디에 있는가

가격표, 재고, 예약 가능 시간, 과거 응대 이력이 문서나 표에 있으면 바로 시작할 수 있습니다. 사람 머릿속에만 있으면 무엇을 붙여도 되묻는 일이 늘어납니다. 자료가 흩어져 있는 것은 문제가 아니고, 어디에도 없는 것이 문제입니다.

위험: 되돌릴 수 있는 일인가

배송 상태를 알려주는 일은 틀려도 다시 보내면 됩니다. 환불금이 나가고, 계약 조건이 확정되고, 개인정보가 바뀌는 일은 되돌릴 수 없습니다. 개인정보보호법 제37조의2는 완전히 자동화된 결정이 권리·의무에 중대한 영향을 미칠 때 사람의 개입을 요구할 수 있게 했습니다. 되돌릴 수 없는 일을 목록에서 먼저 골라내고, 나머지부터 맡깁니다.

개인정보보호법 제37조의2 · 2024년 3월 15일 시행

채널: 어디로 들어오는지 정해져 있는가

문의가 카카오톡, 네이버, 전화, 인스타그램 DM으로 흩어지되 그 목록이 바뀌지 않는다면 붙일 수 있습니다. 매달 새 채널이 생기고 사라지는 중이라면, 채널을 먼저 정리하는 편이 빠릅니다.