예외
정원 초과·중복 예약
자동 확약을 막고 가장 가까운 대체 슬롯 2~3개를 제시하며, 필요 시 대기예약(웨이팅)으로 전환합니다.
예약·상담 접수
희망 시간, 담당자 가능 시간, 변경 요청을 벨로스 AI가 맞춰 조율하고 확정 안내까지 초안으로 준비합니다.
운영 진단
노쇼율
예약 확정 리드타임
슬롯 충전율(빈 슬롯 최소화)
예약은 영업시간 외·심야에 몰려 오는데(그때 사람은 응대하지 못합니다), 다음 날 확인하면 이미 그 시간대가 겹쳤거나 고객이 다른 데로 갔습니다. 희망 시간·인원·서비스 종류·담당자 선호가 메시지마다 제각각이라 캘린더에 옮겨 적는 일 자체가 노동이고, 확정·리마인더를 손으로 돌리다 빠뜨리면 곧 노쇼로 이어집니다. 노쇼는 서비스업의 직접 손실입니다.
이런 문의가, 이렇게 처리됩니다.
실제로 들어오는 일을 모으고, 각 단계에서 무엇을 기준으로 판단하는지까지 이어서 남깁니다.
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예약 요청 수신·정규화
희망 일시(복수 후보 포함)·인원·서비스 종류·담당자 선호를 뽑아 구조화합니다.
판단 '아무 날이나/저녁 이후' 같은 범위형 요청은 후보 슬롯으로 전개. 고객이 준 유연성을 최대한 살려 확정 확률을 높인다. -
가용성 대조
희망 시간과 실제 예약 가능 슬롯·담당자 근무를 대조해 확정 가능/대안 필요를 판별합니다.
판단 정원·동시 수용 한계·담당자 중복을 기준으로 판단. 겹침이면 자동 확약하지 않고 대안 제시로. -
담당자 배정
지명 요청·서비스 전문성·근무 스케줄을 근거로 담당자를 배정하고, 부재 시 대체안을 만듭니다.
판단 고객의 지명 선호를 최우선으로 두되, 불가 시 동급 대체·다른 시간대 중 무엇을 제안할지 정리. -
확정·정보 안내
확정 일시·장소·담당·준비물·취소 규정 안내 초안을 만듭니다.
판단 확정은 슬롯이 실제로 잡힌 뒤에만. 임시 확약으로 이중예약을 만들지 않는다. -
리마인더·노쇼 방지
예약 전 리마인더와 방문 확인 요청을 예약 카드에 걸어 자동 발송되게 합니다.
판단 리마인더 시점을 노쇼가 잦은 구간(전일/당일)에 맞춰 배치. 부도를 실측 기반으로 줄인다.
겹치는 예약은, 자동으로 확약하지 않습니다.
현장에서 실제로 걸리는 예외를 미리 정해 둡니다. 규칙이 안 통하는 순간을 억지로 처리하지 않고, 근거와 함께 사람에게 넘깁니다.
예외
지명한 담당자가 불가할 때
임의 배정 대신 "동급 대체 vs 그 담당자의 다른 시간" 중 고객이 고르게 선택지를 제시합니다.
예외
막판 취소·변경
취소 규정(위약·마감시각) 범위를 사람 정책에 따라 안내하고, 빈 슬롯은 대기예약자에게 자동 재오퍼합니다.
확정·취소·재배정은, 사람이 캘린더를 보고.
돈·계약·개인정보·브랜드가 걸린 실행은 초안까지만 만들고, 발송·확정은 사람 승인 뒤에 움직입니다.
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최종 예약 확정 발송
이중예약·정원 초과 리스크가 있어 사람이 캘린더를 보고 확정합니다.
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담당자 지명 변경·재배정
고객 관계와 형평이 걸려 사람이 판단합니다.
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취소·위약·환불 규정 적용
비용·분쟁이 생기는 판단이라 사람 몫입니다.
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정원 초과 시 특별 수용(추가 오픈)
운영 여력을 사람이 보증합니다.
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VIP·단체 예약의 우선 배정
관계 맥락은 사람이 압니다.
무엇으로 확인하나
노쇼를 줄이고, 빈 슬롯을 메웠는가.
노쇼율
의료 예약 연구의 체계적 문헌고찰에서 리마인더 적용 후 불참률의 기준선 대비 상대 감소폭 가중평균이 34%로 보고됨 (의료 예약 연구)
살롱 약 15%·피트니스 약 20%·치과 약 12% 등 업종별 편차가 있습니다.
예약 확정 리드타임
심야·영업외 인입을 즉시 후보 슬롯으로 응답해 이탈을 막는 것이 목표입니다.
슬롯 충전율(빈 슬롯 최소화)
취소분을 대기예약으로 재오퍼해 공실을 메웁니다.
규정
예약·상담 접수 시 이름·연락처 등 개인정보를 수집하므로 수집·이용 목적 고지와 동의가 필요합니다(개인정보보호법 제15조). 리마인더 발송에 쓰는 연락처는 예약 목적 범위 내에서만 사용합니다.
사람이 직접 붙잡던 일이 줄어듭니다.
흩어진 확인과 반복 답변을 먼저 정리해 올리면, 직원은 검토와 예외 처리에 집중하고 사람은 중요한 결정만 봅니다.
운영 진단확인이 사람에게 쌓입니다.
예약·상담 요청이 여러 채널로 들어와 담당자 배정과 확인이 늦어집니다.
처리 준비가 먼저 올라옵니다.
요청을 한 흐름으로 모아 정리·배정 초안까지 준비하고, 확인만 하면 확정됩니다.
1순위 희망시간 배정률
담당자 지정 매칭률
리마인더 후 노쇼율
이 업무를 맡기기 전에 자주 묻는 질문
예약·상담 접수에서 많은 분들이 실제로 가장 먼저 확인하는 것들을 모았습니다.
밤에 온 예약 문의를 놓칩니다. 자동으로 잡히나요?
영업시간 외에도 희망 시간을 후보 슬롯으로 즉시 응답하고 임시 접수합니다. 실제 확정은 다음 영업 시작 시 캘린더를 보고 사람이 승인합니다.
노쇼를 어떻게 줄이나요?
예약 카드에 전일·당일 리마인더를 자동으로 걸고 방문 확인을 요청합니다. 실제 감소폭은 업종·예약 유형별로 도입 후 측정합니다.
같은 시간대가 겹치면요?
자동 확약하지 않습니다. 가까운 대체 슬롯을 제시하거나 대기예약으로 돌리고, 최종 확정은 사람이 캘린더를 확인한 뒤 합니다.
