例外
情報の足りない問い合わせ(「いくらですか」だけが来る)
即座の見積りの代わりに、規模・範囲を尋ねる短い確認の質問+おおよそのレンジだけを返します。根拠のない確定の見積りは後で足を引っ張ります。
提案書の下書き作成
顧客の要望、過去の似た事例、価格帯、提案の組み立て。見積や提案づくりの材料をVelros AIがそろえ、下書きの形まで用意します。
運用診断
応答速度の転換効果
先着の応答の契約占有
後追いの回数
中小企業では見積り・提案はたいてい担当者が自分で書きますが、見積りの問い合わせが来ても他の仕事に押されて数日後にようやく手を付けます。その間に、より速い競合が契約を取っていきます。リードへの応答が5分以内なら30分後より確保の確率が21倍高くなります。ところが多くの B2B の会社は平均42時間後にようやく応答します。
こうした要請が、こう処理されます。
実際に入ってくる仕事を集め、それぞれの段階で何を基準に判断するのかまで続けて残します。
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要求・文脈の収集
問い合わせの原文、過去のやり取り・取引の履歴、顧客の規模・業種・予算の手がかり、依頼の締切を一枚に集めます。
判断 下書きの品質は「顧客の文脈をどれだけ付けたか」に比例。この顧客ならではの具体的な事実が3つ以上つかめたか。 -
範囲・価格のオプションの構成
依頼を基準案+上下のオプション(グッド/ベター/ベスト)に構造化し、各オプションの含む/含まないと数量・単価を表にします。
判断 単一の価格よりオプションの提示が交渉の余地を残す。ただし価格は会社の方針の範囲内の下書きだけ。最終の割引・利益は人が決める。 -
提案書の下書き作成
表紙・要約・課題の定義・解決策・範囲・価格・日程・次の段階で構成した下書きを、会社のトーンに合わせて生成します。
判断 「顧客がひとスクロールで、何を・いくらで・いつ受け取るか理解できるか」が基準。要約で結論が先に見えなければならない。 -
即時の初回返信と下書きの添付の準備
問い合わせの受付直後に「提案書を準備中、本日中にお届け」という初回の返信とともに、完成した下書きを承認待ちに上げます。
判断 速さが勝負どころ。完璧な提案書より「即時の受付返信→素早い下書き」が優先。 -
後追いのリマインドのスケジューリング
送信後に応答がなければ、決めた間隔(+2日・+5日・+10日)で後追いの連絡の下書きを予約します。
判断 取引の80%が5回以上の後追いを必要とする。「一度送って終わり」が最もありがちな漏れなので、後追いを既定で含める。
情報が足りなければ、確定の見積りより確認から。
現場で実際に引っかかる例外を、あらかじめ決めておきます。ルールが通らない場面を無理に処理せず、根拠とともに人へ渡します。
例外
非標準・大型の依頼(方針外の割引・特殊な範囲)
下書きは作りつつ「価格は未確定、協議が必要」と表示して人にエスカレーションします。
例外
止まった提案(長期の無応答)
催促ではなく、新しい角度(事例・期間限定の条件・縮小したオプション)で後追いの提案をします。同じ文書の再送は効果が低いです。
価格・契約・最終の提案書は、人が見ます。
お金・契約・個人情報・ブランドがかかる実行は下書きまでにとどめ、送信と確定は人の承認を経てから動きます。
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最終の価格・割引・利益
収益に直結するので、方針の範囲は人が管理します。
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契約条件・納期・応答期限 の約束
履行の義務が生じる部分です。
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特殊・非標準の範囲の承認
先例になり、リスクが大きいです。
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顧客に出す最終の提案書の全文
ブランド・事実の正確性の最終責任です。
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後追いの連絡のトーン・頻度
過度な後追いはかえって関係を損ないます。
何で確かめるか
どれだけ速く初回の返信を送ったか。
応答速度の転換効果
1時間以内に応答した企業は、それ以降に応答した企業よりリードを資格化できる確率が約7倍（Harvard Business Review, 2011）
リードの応答時間と見込み判定・転換率を顧客データで測定します。 提案書の完成度より初回返信の速さが優先である根拠です。
先着の応答の契約占有
初回応答の順番と受注結果の関係を顧客パイプラインで測定します。 数日遅れた提案が負ける理由です。
後追いの回数
B2B企業がWebの問い合わせに最初に返信するまで平均42時間（Harvard Business Review, 2011）
後追いの回数と初回応答時間を顧客パイプラインで測定します。 一度送って止まるのが最大の漏れです。
人が自分で抱えていた仕事が減ります。
散らばった確認と繰り返しの返信を先に整理して上げれば、スタッフは確認と例外の処理に集中でき、人は大事な判断だけを見ます。
運用診断確認が人のところに積み上がります。
提案書を毎回白紙から始め、作成に一日かかります。
処理の準備ができた状態で上がってきます。
要件を集めて構成と下書きを先に作り、担当者はレビューと補足だけを行います。
提案書の準備のリードタイム
再利用した過去の事例の数
下書きから送付への転換率
この業務を任せる前に、よく聞かれること
提案書の下書き作成について、実際に最初に確認されることを集めました。
下書きを AI が書くと、ありきたりのテンプレートに見えませんか。
テンプレート感は顧客の文脈が空のときに出ます。規模・既存の利用製品・具体的な悩みなど、その顧客ならではの事実を要約と課題の定義に入れれば「うちの話」として読まれます。人はその文脈の正確さと価格だけを検収すれば済みます。
価格まで自動で埋めると、誤って安く出ませんか。
価格は会社が定めた方針の範囲内の下書きだけを埋め、割引・利益の確定は常に人の承認の項目です。方針外の依頼は「未確定」と表示され、自動では送られません。
