例外
信息不足的咨询（只来一句“多少钱？”）
不即时报价，改以问规模、范围的简短确认加大致区间回复。无依据的确定报价日后会绊住自己。
中小企业的报价、方案多由经营者亲自写，报价咨询进来了也被别的事挤下，几天后才动手。其间更快的竞品把合同拿走。线索在 5 分钟内响应，拿下概率是 30 分钟后的 21 倍。而多数 B2B 企业平均要到 42 小时后才响应。
这样的请求，会这样处理。
把真实进来的活儿归拢起来，连每一步依据什么判断，也一并留下来。
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收集需求与上下文
把咨询原文、过往对话与交易历史、客户规模、行业、预算线索、请求截止日汇成一页。
判断 初稿质量与“附上了多少客户上下文”成正比。是否抓到了 3 个以上该客户独有的具体事实。 -
构建范围与价格选项
把请求结构化为基准方案加上下位选项（好、更好、最好），把各选项的含与不含、数量、单价做成表。
判断 相比单一价，给出选项能留出谈判余地。但价格只在公司政策范围内出初稿。最终折扣、毛利由人决定。 -
撰写方案初稿
按封面、摘要、问题定义、解决方案、范围、价格、日程、下一步构成初稿，贴合公司口吻生成。
判断 标准是“客户滚动一屏就明白得到什么、多少钱、何时”。摘要里结论要先出现。 -
即时首次回复并备好初稿附件
咨询受理后立即发出“方案筹备中，今日内送达”式的首次回复，同时把完成的初稿上报为待审批。
判断 速度是胜负手。比起完美方案，“即时受理回复、快速初稿”优先。 -
排定后续提醒
发送后无响应时按固定间隔（加 2 天、加 5 天、加 10 天）预约后续联系初稿。
判断 80% 的成交需要 5 次以上后续。“发一次就完”是最常见的漏损，因此把后续默认纳入。
信息不足，就先确认而非确定报价
现场真正会卡住的例外，我们提前定好。规则套不上的时候不硬办，连同依据一起交给人。
例外
非标、大型请求（政策外折扣、特殊范围）
初稿照做，但标“价格未定、需协商”并上报给人。
例外
停滞的方案（长期无响应）
不是催，而以新角度（案例、限时条件、缩减选项）做后续提议。原样重发效果很低。
价格、合同、最终方案，由人来看
牵扯到钱、合同、个人信息和品牌的执行，只做到草稿为止；发送与敲定，要等人审批之后才动。
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最终价格、折扣、毛利
直接关系收益，政策底线由人把控。
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合同条件、交期、响应时限 承诺
是会产生履行义务的部分。
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特殊、非标范围批准
会成先例且风险大。
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发给客户的最终方案全文
是品牌与事实准确性的最终责任。
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后续联系的语气与频率
过度后续反而伤害关系。
用什么来确认
以多快发出首次回复来衡量
响应速度的转化效应
一小时内响应的公司，线索资格化的概率约为此后响应者的 7 倍（Harvard Business Review，2011）
用客户数据测量线索响应时间与资格判定、转化率 这是首次回复速度优先于方案完成度的依据。
先响应者的合同占比
用客户销售管道测量首次响应顺序与赢单结果的关系 这是晚几天的方案会输的原因。
后续次数
B2B 企业回复网站询盘平均要花 42 小时（Harvard Business Review，2011）
用客户销售管道测量后续次数与首次响应时间 发一次就停是最大的漏损。
需要人亲自扛着的事变少了。
散落的核对和重复的回复先整理好递上来，员工就能把时间花在复核和例外上，人只看真正要紧的决定。
运营诊断待确认的事都堆到人身上。
提案书每次都从白纸开始，写一份要花上一天。
备好的活儿先递上来。
会先把要点汇齐，搭好结构和草稿，经办人只做审阅和补充。
方案书准备前置时间
复用的过往案例数
草稿到发送转化率
把这件事托付出去之前，大家会问什么
关于提案书草稿撰写，大家实际上最先确认的那些问题。
AI 写的初稿会不会像千篇一律的模板？
模板感来自客户上下文的缺失。把规模、既用产品、具体痛点这些该客户独有的事实放进摘要与问题定义，就读成“说的是我们”。人只需核对上下文准确性与价格。
连价格都自动填，会不会失误报低了？
价格只在公司设定的政策范围内填初稿，折扣、毛利确定始终是人的审批项。政策外的请求标为“未定”，不会自动发出。
