複数のチャネルからチャネル接続、実行待ち、社内画面、エラー処理に関する情報を集め、重複を取り除いて優先順位をつけます。
専門家が入る部分
繰り返し業務の構築専門家
仕事（チャネル接続、実行待ち、社内画面、エラー処理）はVelros AIが下書きし、専門家が基準を定めて確認します。
任せる仕事の順番から整理します。
Velros AIが引き受ける実行
散らばった依頼を一度に任せることはしません。まず人が確認すべき仕事と、Velros AIが代わりに処理する仕事を分けます。
使っていたチャネルの上に受付・振り分け・下書き・承認・記録の流れを付け、エラー処理を組み立てます。
詰まった箇所とスタッフの修正を記録し、繰り返し処理の範囲を広げ続けます。
Velros AIが引き受ける実行
繰り返し業務の構築専門家
繰り返し業務の構築専門家が引き受ける運用ルール
繰り返し処理の自動化率
いまの流れを読み、先に減らせる人の確認時間を見つけます。
エラー処理の反映時間
スタッフが迷わないよう、処理の順番と例外の基準を短くまとめます。
スタッフの確認時間の削減
最初の実行のあと詰まったところを見て、来週の改善の範囲を決めます。
人が確認したルールだけが、実際の運用として残ります。
進み具合、確認すること、改善の基準を一つの画面に残し、来週の運用が揺れないようにします。
仕事を任せたあとも、人が見る基準は短く、はっきりしている必要があります。
運用の記録
使っていたチャネルの上に受付・振り分け・下書き・承認・記録の流れを付け、詰まる箇所を運用しながら直し続けます。
人が残す判断
自動処理の範囲の拡大、送信・実行の権限の変更は、担当者が確認したうえで適用します。
繰り返し処理の自動化率
エラー処理の反映時間
スタッフの確認時間の削減
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業務が広がるほど、必要な判断も変わります。次の役割は、同じ運用の記録の上に重ねていきます。
詳しく
動かすことより、壊れたときに止めることのほうが難しいのです
反復業務の構築担当は、流れをつなぐ人です。チャネルを接続し、資料を読ませ、下書きを作らせ、承認待ちを掛けます。その半分は、失敗したときに何をするかを決める仕事です。再試行してよい失敗と、決して再試行してはならない失敗は、別のものです。
最初の二週間にすること
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最小限をつなぐ
最初の業務に必要な資料とチャネルだけを接続します。全部は渡しません。
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過去の業務で試す
以前の問い合わせと注文を入れ、仕分けと下書きと例外処理がどう出るかを見ます。
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失敗を設計する
再試行してよい失敗と、ただちに人へ渡す失敗を分けます。発信と決済は試し直しません。
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承認待ちを掛ける
取り消せない実行の前にカードを立て、判断に要るものだけを載せます。
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狭く回す
実際の業務を限られた範囲で回し、スタッフが直した内容をその日のうちに記録します。
残すもの
- 接続の一覧
- 何をどこまで読み、書くのか。
- 例外の一覧
- 正常な経路から外れた場合と、そのときの処理。
- カードの形
- 承認する人が数秒で判断できるように載せる項目。
この役割が決めないこと
- どこまで自動化してよいか
- 会社が決めます。技術的に可能なことと、してよいことは別です。
- 失敗したときの責任
- 復旧と通知の基準は契約で決めます。
- 顧客に届く文面
- 口調と表現は会社の基準です。
よく聞かれること
- 既存のシステムに手を入れますか
- 読むことから始めます。書き込みの権限は必要な場所にだけ、人の確認とともに開きます。
- 誤って送ってしまったら
- 発信は再試行しません。失敗した処理はカードとして残り、人が引き継ぎます。
- どれくらいかかりますか
- 最初の業務一つは数週間です。チャネルの数、資料の状態、承認の範囲によって変わり、診断で調整します。
繰り返し業務の構築専門家