例外
登録番号をくれない、または誤って伝えたとき
形式の確認だけをして誤りがあれば訂正を求め、勝手に推測して埋めません(誤った番号だと適格請求書として認められないため)。
複数のチャネルから数量、納期、地域、予算、必須ファイルに関する情報を集め、重複を取り除いて優先順位を付けます。
見積もり前の情報収集
数量、納期、地域、予算、必須ファイル。見積の前に確かめたい項目をVelros AIが聞き出して整理し、抜けたまま話が進むのを防ぎます。
情報収集の往復回数
見積り応答のリードタイム
見積りから受注への転換率
見積りの問い合わせは「いくらですか」の一行で来ますが、きちんと答えるには数量・仕様・納期・配送地域・請求書の要否がすべて要ります。人はこの情報を得ようとLINEで5〜6往復し、その間に顧客は冷めて競合へ移ります。ようやく得た情報も会話に散らばり、いざ見積書を作るときに「配送先はどこだったか」と再び尋ねる二重の手間が生じます。見積りの問い合わせは明らかな購入の信号で、遅延1件がそのまま失った売上です。
こうした要請が、こう処理されます。
実際に入ってくる仕事を集め、それぞれの段階で何を基準に判断するのかまで続けて残します。
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見積り意図の確認
単なる情報の問い合わせと実際の見積り依頼を区別し、大量・法人・イベント系など見積りの種類を初期に見分けます。
判断 「数量・納期・法人・請求書」のような取引の信号が見えたら即座に見積りのトラックへ。遅延がそのまま離脱なので、素早い取り込みが要。 -
必須情報のチェックリスト収集
品目・数量・仕様/オプション・希望納期・配送地域・請求書(登録番号を含む)の要否を、構造化した一度の質問で集めます。
判断 往復を減らすため「一度に尋ねつつ答えやすく」。抜けた項目だけをピンポイントで再依頼し、すでにもらった情報は再び尋ねない。 -
取引条件の把握
数量帯(単価の変動)・急ぎの納期・地方や離島の送料・印刷/カスタムなど、見積り価格に影響する条件を抜き出して表に整理します。
判断 どの変数が見積りを左右するかを明示。人が単価を付けるとき即座に判断できる材料をそろえる。 -
請求書・精算要件の確認
適格請求書の交付が必要なら、登録番号・氏名または名称・必要事項を確保し、現金・カードなど支払方法を区別します。
判断 必須の記載事項が抜けると後で適格請求書として認められない。受付の段階で必要事項を先に埋める。 -
見積り依頼カードの引き渡し
集めたすべての条件を載せた見積り依頼カードを作り、担当者に渡します。
判断 終結の条件は「価格の確定後に顧客へ送付」。情報の収集と価格の決定を分け、人は判断に集中。
情報が足りなければ、確定の見積りを見送ります。
現場で実際に引っかかる例外を、あらかじめ決めておきます。ルールが通らない場面を無理に処理せず、根拠とともに人へ渡します。
例外
「とりあえずざっくり」との依頼
条件が足りない状態でも、情報不足を明示した「条件付きの概算」だけを人の承認のもとで案内し、確定の見積りは情報がそろってからに分けます。
例外
競争入札・超大量の特販
標準の見積りのトラックから外して、人に別の交渉案件としてエスカレーションします。単価の方針が絡む判断なので、自動化の対象ではありません。
価格と請求書は、人が確定します。
お金・契約・個人情報・ブランドがかかる実行は下書きまでにとどめ、送信と確定は人の承認を経てから動きます。
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最終の見積り単価・総額
利益・方針が絡む中核の判断なので、常に人が確定します。
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数量割引・特販価格の適用
先例になる価格の譲歩なので、人の役目です。
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急ぎの納期の確約
生産・物流の実現可能性を人が保証する必要があります。
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請求書の交付対象・記載内容の確定
誤って交付すると訂正の負担があるため、人が検収します。
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送料・付帯費用の算定
地方や離島・設置などの変数は人が判断します。
何で確かめるか
往復を減らし、どれだけ速く答えたか。
情報収集の往復回数
LINEでの5〜6回のやり取りを1〜2回の構造化した依頼に短縮するのが目標です。
見積り応答のリードタイム
販売前の応答遅延と転換率の関係を顧客データで測定します。 情報収集を自動化するほど、人は即座に価格を入れるだけで済みます。
見積りから受注への転換率
情報がそろい素早い返信が転換を押し上げます(業種による差が大きいため自社の基準線を推奨)。
ルール
適格請求書(インボイス)を交付するには、登録番号(T+13桁)、取引年月日、取引内容(軽減税率の対象はその旨)、税率ごとに区分した対価の合計額と適用税率、税率ごとの消費税額、交付を受ける者の氏名または名称といった必須記載事項が必要で、一つでも欠けると適格請求書として認められません(インボイス制度)。交付できるのは適格請求書発行事業者に限られるため、見積りの受付段階で相手の登録番号や必要事項を先に押さえておくと、後の精算のトラブルを防げます。
人が自分で抱えていた仕事が減ります。
散らばった確認と繰り返しの返信を先に整理して上げれば、スタッフは確認と例外の処理に集中でき、人は大事な判断だけを見ます。
運用診断確認が人のところに積み上がります。
見積もりを出すたびに顧客へ必要な情報を聞き直し、やり取りが長引きます。
処理の準備ができた状態で上がってきます。
必要な項目を先に受け取って整理して上げるので、担当者はすぐ見積もり作成に入れます。
必須情報の1回収集の完結率
事業者・請求書情報の確保率
見積もり依頼書の正規化にかかる時間
この業務を任せる前に、よく聞かれること
見積もり前の情報収集について、実際に最初に確認されることを集めました。
毎回同じことを再び尋ねてしまいますが、減らせますか。
品目・数量・納期・地域・請求書の要否を最初の返信で構造化して一度に受け取り、抜けた項目だけを再び尋ねます。もらった情報はカードに蓄積されるので、再依頼がありません。
AIが単価まで決めますか。
いいえ。価格は利益と方針が絡む判断なので、常に人が確定します。システムは単価を付けやすいように条件を表に整理します。
請求書の依頼はどう処理されますか。
受付の時点で登録番号・氏名または名称・必要事項をあらかじめ確保し、後で適格請求書を出せない状況を防ぎます。
