見えるもの
LINE公式アカウント、ネット予約、電話・SMS、生徒名簿から入った原文・ファイル・スタッフの修正・承認待ちの理由を残し、翌週の改善の根拠として使います。
学習塾・教育サービス
体験授業の問い合わせ、保護者相談、クラス分け、出欠のフォローが複数のチャネルに散らばっても、一つの窓口にまとまり、保護者にすぐ返せる状態になります。
- 体験から入会への転換率
- 相談のノーショー率
今日の処理の流れ
Velros AIが引き受ける実行
承認の前の準備
複数のチャネルから体験授業、保護者からの問い合わせ、クラス分け、出欠のフォローに関する情報を集め、重複を取り除いて優先順位をつけます。
体験から入会への転換率
相談のノーショー率
問い合わせの初回の応答時間
学習塾・教育サービス
- 体験から入会への転換率
- 相談のノーショー率
- 問い合わせの初回の応答時間
こうした問い合わせが、こう処理されます。
学習塾・教育サービスに毎日入ってくる実際の依頼を、確認することと次の改善点まで一つの画面に残します。
人が自分で気をつけていた運用の順番を、そのまま移します。
- 分類 レベルテスト・相談・体験授業・出欠の確認に分け、生徒の名前・学年・科目で新規か既存の生徒かを判別します。
- 確認 レベルテストの回と相談の可能な時間を時間割と照らし、担当の講師・教室が重ならないかを確認します。
- 下書き 土曜10時の小3のレベルテストの確定と持ち物の案内の下書きを作り、クラス変更の問い合わせは直近の点数・進度の根拠まで付けます。
- 承認 予約の確定の送信を承認のカードに上げます。クラスの変更・受講料は必ず人の確認のあとに出ます。
止まるもの
受講料・返金、クラス変更、保護者からのクレーム、生徒の個人情報の変更、一斉案内の送信は、責任者や担当者が確認したうえで実行します。
いまの接点はそのままに、人が確認する仕事だけを分けます。
体験から入会への転換率 · 相談のノーショー率 · 問い合わせの初回の応答時間
人が確認する仕事は、一本の線につながります。
新しい画面を増やす代わりに、いま使っているチャネルから入ってきた仕事を整理し、人が見るべき判断だけを分けます。
いまのチャネルのまま
新しいツールを増やさず、今使っているLINE公式アカウント、ネット予約、電話・SMS、生徒名簿（Excel）の上にVelros AIを重ねます。必要な画面、承認待ちキュー、レポートを一緒に作り、運用しながら直し続けます。
業種を知る人が、基準を一緒に立てます。
Velrosの運用設計者と現場の専門家が、体験授業、保護者からの問い合わせ、クラス分け、出欠のフォローについてのルールを実際の運用手順に変えます。
Velrosの運用設計チーム
業種の基準設計と毎週の改善
改善が続く
スタッフの修正と保留の理由を集めて、来週の運用ルールとして整え直します。
人の時間
繰り返しの確認は減らし、人は大事な判断と成長の機会に長く向き合えます。
詳しく
電話が鳴っているあいだ、クラス分けは進みません
学習塾の時間は、相談と事務のあいだで消えます。同じ質問がメッセージと電話で一日に何度も入り、体験授業の日程を組み、月謝を計算し、欠席を伝え、講師の書類を追いかけます。くり返される側にはすでに規則があり、規則のない側だけが人の判断を必要とします。
保護者の最初の一通から入会まで
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受付と仕分け
メッセージチャネル、地図の店舗情報、電話メモに散らばった問い合わせを、新規相談、在籍生の質問、欠席と補講、返金要望に分けます。
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足りない情報を先に聞く
学年、希望科目、通える曜日と時間、きょうだいの有無。面談の前に埋めておけば、往復が一回減ります。
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体験授業の日程を提案する
クラスの定員と講師の予定を突き合わせ、可能な時間を二つ三つに絞って案内します。例外の依頼は塾長へ渡します。
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入会と月謝の案内
掲示された月謝にもとづいて案内案を作ります。きょうだい割引や途中入会は人が確定します。
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出欠と次の連絡
欠席、補講、再入会の時期を記録に残し、次の一通の下書きを、その瞬間が過ぎる前に用意します。
人が確定すること
- クラス分けと定員の例外
- 生徒の学力とクラスの雰囲気にかかる判断です。待ってもらうのか、もう一クラス開けるのかは塾長が決めます。
- 割引と返金額
- お金が動きます。計算と下書きは用意しますが、金額を確定するのは人です。
- 保護者からの難しいメッセージ
- 苦情、行き違い、返金の要求が混じる連絡には自動で答えません。そのまま人へ渡します。
- 講師を採用してよいかどうか
- 経歴の確認は資格の問題です。その結果を代わりに解釈することはしません。
市場ごとに違うもの
- 義務
- 許認可と消費者保護の義務は国ごとに異なります。どれが自社を縛るのか、その期限はいつなのかは運用診断で確かめ、ページの一文ではなく日付の入ったカレンダーの項目にします。
- 期限
- 義務ごとに担当を割り当て、通知は期限当日ではなく準備に要する時間から逆算して鳴らします。
- 証跡
- 何をいつ誰がどの規則にもとづいて出したのかが記録に残り、担当が替わっても知識が振り出しに戻りません。
学習塾からよく聞かれること
- 最初にAIが答えると、保護者は嫌がりませんか
- 最初の受付と、足りない情報の確認までがこちらの担当です。話が子どものことに移った瞬間から人が受けます。保護者が先に気づくのは、待ち時間が短くなったことです。
- 月謝の計算まで任せられますか
- 計算と根拠の提示は任せられます。金額を確定して保護者へ出すのは塾長の承認のあとで、返金の起算日も併せて表示します。
- 今の出欠管理を替える必要がありますか
- 替えません。使っている表とソフトをそのまま読み、欠席と補講、再入会の時期だけを運用の記録へつなぎます。
入ってくる仕事
LINE、電話、Google、メールを一か所で見ます
確認する仕事
スタッフが見る仕事と、人が見る仕事を分けます
よくなる仕事
繰り返しのお問い合わせと取りこぼした後追いを、毎週減らします