例外
税理士や司法書士がすでに扱う期限と重なるとき
二重処理を防ぐため主管者を明示し、社内は確認だけにするよう役割を分けて、重複と抜けを同時に防ぎます。
法定期限の管理
届出の期限、更新の日程、証憑の管理。うっかり過ぎがちな期限まわりをVelros AIが追いかけ、必要な書類までそろえます。
運用診断
法定期限の遵守率
登記遅延の件数
締切前の準備完了率
中小企業の法定期限は、税理士と司法書士、そして人の記憶に分かれていて、一つ抜けるとすぐに加算税や過料につながります。消費税・源泉所得税・法人税の申告、社会保険の届出、役員変更や本店移転の登記、商標の更新、各種許認可の変更届まで周期がばらばらなのに、これを一か所で見る人がいません。特に登記や通知のように税理士が扱わない期限は誰も見ないまま2週間の期限を過ぎ、過料を払います。
こうした期限が、こう管理されます。
実際に入ってくる仕事を集め、それぞれの段階で何を基準に判断するのかまで続けて残します。
-
期限の源泉収集
税務や登記、知的財産、許認可の期限を、事業者情報(設立日、役員の任期、商標の登録日、決算月)から抜き出して一つのカレンダーに集めます。
判断 期限ごとに主管者(税理士・司法書士・社内)が違い死角が生まれるので、誰も見ない期限である登記と通知を先に見つけて登録する。 -
期限の正規化
各義務の法定期限(申告日、登記の2週間、更新日)を計算し、締切日と事前の通知日を付けます。
判断 締切当日ではなく、準備に要するリードタイムを逆算して通知を設定する。登記や申告は書類の準備に数日かかる。 -
準備物のチェックリスト
期限ごとに必要な書類とデータ、承認(株主総会議事録、申告資料)をチェックリストにして、担当者と税理士に割り当てます。
判断 誰が何をいつまでに渡せば申告できるかで割り当てる。資料の遅れがそのまま期限超過なので、資料の締切を先に設定する。 -
事前通知・エスカレーション
締切前に段階ごとに(2週間前、3日前、当日)知らせ、準備ができていない期限は責任者に上げます。
判断 過料や加算税が大きい期限は通知の強度を上げ、逃したときの損害額も一緒に示して優先順位を作る。 -
履行の確認・記録
申告や登記、更新が実際に終わったかを受付証や登記完了で確認し、完了と未完了を記録して次の周期に引き継ぎます。
判断 「やった」という言葉ではなく、受付証や登記事項証明書のような証跡で終結処理する。証跡がなければ未完了として残す。
重なる期限は、主管者を分けておきます
現場で実際に引っかかる例外を、あらかじめ決めておきます。ルールが通らない場面を無理に処理せず、根拠とともに人へ渡します。
例外
役員の任期満了や住所変更のように、事象が起きて初めて発生する期限のとき
定期の期限とは別に、変更事象の発生時は2週間以内に登記というルールを置き、変更の兆しを捉えたらそのとき期限を新たに設定します。
例外
期限の計算根拠が不確かなとき(設立日や登録日が不明)
勝手に日付を確定せず、登記事項証明書や登録原簿で確認が必要と表示して、誤った期限で安心させません。
申告と登記の提出は、人が行います
お金・契約・個人情報・ブランドがかかる実行は下書きまでにとどめ、送信と確定は人の承認を経てから動きます。
-
登記申請の実行
登記は司法書士や弁護士を通す法的手続きなので、人が確定します。
-
税務申告の提出
申告内容の正確性の責任は事業者にあるため、人と税理士が確認します。
-
商標の更新登録の実行
費用と権利維持の判断が絡むため、人が決めます。
-
許認可の変更届の提出
届出の内容が事業者情報として公示されるため、人が確認します。
-
期限の不履行を受け入れる決定
過料や加算税を受け入れる判断なので、人の役目です。
何で確かめるか
一つも逃していないかで見ます
法定期限の遵守率
申告期限を過ぎると、無申告加算税や延滞税が課されます(国税庁)。
申告期限を逃すとすぐに加算税が付くので、遵守率を最優先で見ます。
登記遅延の件数
登記事項の変更を怠ると会社法第976条により100万円以下の過料が科されます(会社法第915条は2週間以内の登記を定めます)。
税理士が扱わない登記や通知の期限を0に減らすのが目標です。
締切前の準備完了率
社内での測定を推奨します。締切当日ではなく、事前通知の時点で書類が準備できていた割合です。
ルール
役員の変更や本店移転など登記事項の変更は、原則として2週間以内に変更登記をしなければならず(会社法第915条)、怠ると100万円以下の過料の対象になります(会社法第976条)。消費税・法人税・源泉所得税にはそれぞれ申告・納付期限があり(法人の消費税は課税期間終了の翌日から2か月以内、源泉所得税は翌月10日、国税庁)、期限を過ぎると無申告加算税や延滞税が加わります。申告や登記の内容の正確性の責任は事業者にあり、提出は担当者と税理士・司法書士が確認します。
人が自分で抱えていた仕事が減ります。
散らばった確認と繰り返しの返信を先に整理して上げれば、スタッフは確認と例外の処理に集中でき、人は大事な判断だけを見ます。
運用診断確認が人のところに積み上がります。
税務・登記・商標の期限が、税理士と司法書士、そして人の頭の中に分かれていて、一つ抜けると過料として返ってきます。
処理の準備ができた状態で上がってきます。
すべての法定期限が一つのカレンダーに集まり、必要書類と通知が設定され、人は提出と確認だけを行います。
法定期限の遵守率
登記の遅延件数
締め切り前の準備完了率
この業務を任せる前に、よく聞かれること
法定期限の管理について、実際に最初に確認されることを集めました。
税理士がいるのに、これが必要ですか。
税理士はふつう税務の申告を扱いますが、登記や商標の更新、許認可の変更届のような期限は死角として残ります。このカレンダーは散らばったすべての法定期限を一か所で見て、誰が扱うかまで表示します。
ベロスAIが申告や登記を代わりにしてくれますか。
いいえ。期限を集めて準備物をそろえ、適時に知らせるところまでで、実際の申告や登記の提出は人(税理士・司法書士)が確認してから進めます。
