例外
どの版が最新か不明確なとき
勝手に一つを最新と決めず、候補を並べて上げて、担当者が最新の承認版を指定できるようにします。
資産の整理・検索
文書、画像、テンプレート、そのバージョンやライセンス。散らばった素材をVelros AIが整理して一か所に集め、必要なものをすぐ取り出せるようにします。
運用診断
資産の検索時間
重複・作り直し資産の割合
最新・承認版の使用率
会社が積み上げてきた文書・画像・テンプレートは、時間がたつと「どこかにはあるが、どこにあるか分からない」状態になります。担当者ごとに自分のドライブ・フォルダ・チャットに分けて置くため、必要なときに検索できず、毎回また探すか、いっそ新しく作り直します。その間に同じ資料の版が複数でき、誰かが旧版や古いロゴ・価格表を社外に出す事故が起きます。外部から受け取った画像・フォント・テンプレートはライセンスの根拠なく再利用され、著作権のリスクまで残ります。
こうした資料が、こう整理されます。
実際に入ってくる仕事を集め、それぞれの段階で何を基準に判断するのかまで続けて残します。
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資産の収集・正規化
ドライブ・フォルダ・チャットに散らばった文書・画像・テンプレートを集め、種類・用途・版で整理します。
判断 同じ資料の複数の版をまとめて一つに。どれが最新か判別できる状態にする。 -
分類・索引
用途・業種・形式でタグを付け、検索できる資産の索引を作り、名前を知らなくても見つかるようにします。
判断 検索できる最小単位(何に使う資産か)で索引する。フォルダの場所ではなく用途で見つけさせる。 -
版・最新版の判定
重複する資産の中から最新の承認版を選り分け、旧版は保管用として分離して表示します。
判断 最新版は一つだけ。社外に出せるものは「承認された最新版」に限る。 -
ライセンス・出所の確認
外部から受け取った画像・フォント・テンプレートの出所と使用範囲を記録し、判断が必要な資産は表示して上げます。
判断 出所やライセンスが不明確な資産は社外利用の候補から外す。著作権のリスクを人が判断できるようにする。 -
検索の提供・維持
整理した資産を検索画面で提供し、新しい資産が入ってきたら同じ基準で索引待ちに上げます。
判断 索引の確定(会社の資産の記憶に書き込む)は人の承認。誤って分類された資産はずっと誤って見つかる。
出所が不明確なら、社外に出しません。
現場で実際に引っかかる例外を、あらかじめ決めておきます。ルールが通らない場面を無理に処理せず、根拠とともに人へ渡します。
例外
ライセンスや出所が分からない外部の資産
社外利用の候補から外し「出所の確認が必要」として隔離して、著作権の判断を人に委ねます。
例外
個人情報や機密が含まれる文書
公開の索引から分離してアクセス権限を掛けた別領域に置き、検索での露出範囲を人が決められるようにします。
ライセンスと索引の確定は、人が見ます。
お金・契約・個人情報・ブランドがかかる実行は下書きまでにとどめ、送信と確定は人の承認を経てから動きます。
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会社の長期記憶(資産の索引)への確定反映
誤って分類された資産はずっと誤って検索されるので、索引の確定は人が承認します。
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外部の資産のライセンス・使用範囲の判断
著作権のリスクが絡む判断なので、人が確認します。
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社外配布用の最新・承認版の指定
何を外に出してよいかは、人が決めます。
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機密・個人情報の文書の検索での露出範囲
露出範囲の判断は、人の役目です。
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旧版の廃棄・統合
元に戻しにくい整理なので、人が確認してから進めます。
何で確かめるか
どれだけ速く見つけ、作り直さずに済んだか。
資産の検索時間
ナレッジワーカーは勤務時間の19%を情報の検索・収集に費やす（McKinsey Global Institute, The Social Economy, 2012）
情報の検索・収集時間を顧客ごとに導入前後で測定します。 用途に基づく索引で名前を知らなくても見つかるようにし、検索時間を減らすのが目標です。
重複・作り直し資産の割合
すでにある資料を見つけられず作り直す割合で見ます(社内での測定を推奨)。
最新・承認版の使用率
社外に出た資料のうち旧版の誤用の割合で見ます(社内での測定を推奨)。
ルール
外部から受け取った画像・フォント・テンプレートは、ライセンスの範囲を超えて再利用すると著作権侵害になり得るため、出所と利用が許諾された範囲を資産とともに記録します(著作権法)。資産に顧客や社員の個人情報・機密が含まれる場合はアクセス権限を分けて管理し(個人情報保護法)、会社独自のテンプレート・資料は営業秘密として持ち出しを管理するのが安全です(不正競争防止法)。
人が自分で抱えていた仕事が減ります。
散らばった確認と繰り返しの返信を先に整理して上げれば、スタッフは確認と例外の処理に集中でき、人は大事な判断だけを見ます。
運用診断確認が人のところに積み上がります。
必要な文書・画像・テンプレートがどこにあるか分からず、毎回探し直すか作り直しています。
処理の準備ができた状態で上がってきます。
資産を分類・インデックス化して検索できるようにし、最新版・承認版だけが使われるよう整理して、重複した制作を減らします。
資産の検索時間
重複・再制作した資産の割合
最新版・承認版の使用率
この業務を任せる前に、よく聞かれること
資産の整理・検索について、実際に最初に確認されることを集めました。
ファイル名がばらばらで検索できませんが、見つかりますか。
ファイルの場所や名前ではなく「何に使う資産か」という用途で索引するので、名前を知らなくても見つけられるようにします。
ネットで拾った画像もそのまま使えますか。
出所とライセンスを一緒に記録し、使用範囲の判断が必要な資産は社外利用の前に人の承認へ上げます。根拠が不明確なら社外の候補から外します。
