자산 정리·검색

회사가 쌓아온 문서·이미지·템플릿은 시간이 지나면 '어딘가에는 있는데 어디 있는지 모르는' 상태가 됩니다. 담당자마다 자기 드라이브·폴더·메신저에 나눠 두어, 필요할 때 검색이 안 되니 매번 다시 찾거나 아예 새로 만듭니다. 그 사이 같은 자료의 버전이 여러 개 생기고, 누군가는 구버전이나 낡은 로고·가격표를 대외로 내보내는 사고가 납니다. 외부에서 받은 이미지·폰트·템플릿은 라이선스 근거 없이 재사용돼 저작권 위험까지 남습니다.

이런 자료가, 이렇게 정리됩니다.

실제로 들어오는 일을 모으고, 각 단계에서 무엇을 기준으로 판단하는지까지 이어서 남깁니다.

자산 수집·정규화

드라이브·폴더·메신저에 흩어진 문서·이미지·템플릿을 모아 종류·용도·버전으로 정리합니다.

판단 같은 자료의 여러 버전을 묶어 하나로. 어느 것이 최신인지 판별 가능한 상태로 만든다.
분류·색인

용도·업종·형식으로 태그를 붙이고 검색되는 자산 색인을 만들어, 이름을 몰라도 찾게 합니다.

판단 검색되는 최소 단위(무엇에 쓰는 자산인지)로 색인. 폴더 위치가 아니라 용도로 찾게 한다.
버전·최신본 판정

중복 자산 중 최신·승인본을 가려내고 구버전은 보관용으로 분리 표시합니다.

판단 최신본은 하나만. 대외로 나갈 수 있는 것은 '승인된 최신본'으로 한정한다.
라이선스·출처 확인

외부에서 받은 이미지·폰트·템플릿의 출처와 사용 범위를 기록하고, 판단이 필요한 자산은 표시해 올립니다.

판단 출처·라이선스가 불명확한 자산은 대외 사용 후보에서 제외. 저작권 위험을 사람이 판단하게 한다.
검색 제공·유지

정리된 자산을 검색 화면으로 제공하고, 새 자산이 들어오면 같은 기준으로 색인 대기로 올립니다.

판단 색인 확정(회사 자산 기억에 쓰기)은 사람 승인. 잘못 분류된 자산은 계속 잘못 찾힌다.

출처가 불명확하면, 대외로 내보내지 않습니다.

현장에서 실제로 걸리는 예외를 미리 정해 둡니다. 규칙이 안 통하는 순간을 억지로 처리하지 않고, 근거와 함께 사람에게 넘깁니다.

예외 어느 버전이 최신인지 불명확할 때

임의로 하나를 최신으로 정하지 않고 후보를 나란히 올려, 담당자가 최신·승인본을 지정하게 합니다.

예외 라이선스·출처를 알 수 없는 외부 자산

대외 사용 후보에서 빼고 '출처 확인 필요'로 격리해, 저작권 판단을 사람에게 맡깁니다.

예외 개인정보·기밀이 담긴 문서

공개 색인에서 분리해 접근 권한을 건 별도 영역으로 두고, 검색 노출 범위를 사람이 정하게 합니다.

라이선스와 색인 확정은, 사람이 봅니다.

돈·계약·개인정보·브랜드가 걸린 실행은 초안까지만 만들고, 발송·확정은 사람 승인 뒤에 움직입니다.

회사 장기 기억(자산 색인)에 확정 반영

잘못 분류된 자산은 계속 잘못 검색되므로, 색인 확정은 사람이 승인합니다.
외부 자산의 라이선스·사용 범위 판단

저작권 위험이 걸린 판단이라 사람이 확인합니다.
대외 배포용 최신·승인본 지정

무엇이 밖으로 나가도 되는지는 사람이 정합니다.
기밀·개인정보 문서의 검색 노출 범위

노출 범위 판단은 사람 몫입니다.
구버전 폐기·통합

되돌리기 어려운 정리라 사람이 확인 후 진행합니다.

무엇으로 확인하나

얼마나 빨리 찾고, 덜 다시 만들었는가.

자산 검색 시간

지식근로자는 근무 시간의 19%를 정보 검색·수집에 사용 (McKinsey Global Institute, The Social Economy, 2012)

정보 검색·수집 시간은 고객사 도입 전후로 실측합니다. 용도 기반 색인으로 이름을 몰라도 찾게 해 검색 시간을 줄이는 것이 목표입니다.

중복·재제작 자산 비율

이미 있는 자료를 찾지 못해 다시 만드는 비율로 측정합니다(사내 측정 권장).

최신·승인본 사용률

외부로 보낸 자료 중 구버전을 잘못 사용한 비율로 측정합니다(사내 측정 권장).

규정

외부에서 받은 이미지·폰트·템플릿은 라이선스 범위를 벗어난 재사용 시 저작권 침해가 될 수 있어, 출처와 사용 허락 범위를 자산과 함께 기록해야 합니다(저작권법). 자산에 고객·직원 개인정보나 기밀이 포함된 경우 접근 권한을 나눠 관리하고(개인정보보호법), 회사 고유 템플릿·자료는 영업비밀로 반출 통제하는 것이 안전합니다.

사람이 직접 붙잡던 일이 줄어듭니다.

흩어진 확인과 반복 답변을 먼저 정리해 올리면, 직원은 검토와 예외 처리에 집중하고 사람은 중요한 결정만 봅니다.

운영 진단

지금

확인이 사람에게 쌓입니다.

필요한 문서·이미지·템플릿이 어디 있는지 몰라 매번 다시 찾거나 새로 만듭니다.

벨로스 운영 후

처리 준비가 먼저 올라옵니다.

자산을 분류·색인해 검색되게 하고, 최신·승인본만 쓰이도록 정리해 중복 제작을 줄입니다.

자산 검색 시간 중복·재제작 자산 비율 최신·승인본 사용률

이 업무를 맡기기 전에 자주 묻는 질문

자산 정리·검색에서 많은 분들이 실제로 가장 먼저 확인하는 것들을 모았습니다.

파일명이 제각각이라 검색이 안 되는데 찾아지나요?

파일 위치나 이름이 아니라 '무엇에 쓰는 자산인지' 용도로 색인해, 이름을 몰라도 찾을 수 있게 합니다.

인터넷에서 받은 이미지도 그냥 쓰면 되나요?

출처·라이선스를 함께 기록하고, 사용 범위 판단이 필요한 자산은 대외 사용 전에 사람 승인으로 올립니다. 근거가 불명확하면 대외 후보에서 제외합니다.

다음으로 같이 정리할 업무

타깃 고객 리스트 구축

타깃 고객 리스트 구축도 지금 쓰는 채널 위에서 접수, 정리, 승인 대기까지 이어 붙일 수 있습니다.

회신율

콜드 아웃리치 케이던스

콜드 아웃리치 케이던스도 지금 쓰는 채널 위에서 접수, 정리, 승인 대기까지 이어 붙일 수 있습니다.

발행 정시율

콘텐츠 발행 파이프라인

콘텐츠 발행 파이프라인도 지금 쓰는 채널 위에서 접수, 정리, 승인 대기까지 이어 붙일 수 있습니다.

맡길 일 전체 보기

문의, 예약, 견적, 주문 안내처럼 사람이 반복해서 붙잡는 일을 한 번에 비교해 볼 수 있습니다.

사람이 붙잡고 있는 일을 먼저 줄이겠습니다.

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