例外
哪个版本最新不明确时
不擅自把某个定为最新，把候选并列上报，由经办人指定最新、批准版。
公司积累的文档、图片、模板，时间一长就成了“某处有，但不知在哪”的状态。各经办人分散放在自己的云盘、文件夹、聊天里，要用时搜不到，每次重新找或干脆重做。其间同一份资料出现好几个版本，有人把旧版或过时的标识、价目表发给了客户。外部拿来的图片、字体、模板没有授权依据就再利用，还留下著作权风险。
这样的资料，会这样归整。
把真实进来的活儿归拢起来，连每一步依据什么判断，也一并留下来。
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收集与归一资产
把散在云盘、文件夹、聊天里的文档、图片、模板汇集起来，按种类、用途、版本整理。
判断 把同一资料的多个版本归并为一份。做到可判别哪个是最新的状态。 -
分类与索引
按用途、行业、格式打标签，建立可搜索的资产索引，不知道名字也能找到。
判断 以可搜索的最小单位（是用来干什么的资产）建索引。让人按用途而非文件夹位置去找。 -
判定版本与最新版
在重复资产中辨出最新、批准版，把旧版分离标为存档用。
判断 最新版只能有一个。可对外发的限定为“已批准最新版”。 -
核对授权与出处
记录外部获取的图片、字体、模板的出处与使用范围，需要判断的资产标出上报。
判断 出处、授权不明确的资产排除在对外使用候选之外。著作权风险交由人判断。 -
提供检索并维护
把整理好的资产以检索界面提供，新资产进来时按同样标准上报为待索引。
判断 索引确定（写入公司资产记忆）由人审批。分类错的资产会一直被错误检索到。
出处不明确的，就不对外发出
现场真正会卡住的例外，我们提前定好。规则套不上的时候不硬办，连同依据一起交给人。
例外
授权、出处无法查明的外部资产
从对外使用候选中剔除，隔离为“需核实出处”，把著作权判断交给人。
例外
含个人信息、机密的文档
从公开索引中分离，放入设了访问权限的单独区域，检索暴露范围由人来定。
授权与索引确定，由人来看
牵扯到钱、合同、个人信息和品牌的执行，只做到草稿为止；发送与敲定，要等人审批之后才动。
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向公司长期记忆（资产索引）确定写入
分类错的资产会一直被错误检索，索引确定由人审批。
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外部资产的授权与使用范围判断
是涉及著作权风险的判断，由人确认。
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指定对外发布用的最新、批准版
什么能发出去由人来定。
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机密、个人信息文档的检索暴露范围
暴露范围的判断属于人的范畴。
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旧版销毁与合并
是难以回退的整理，由人确认后进行。
用什么来确认
以找得多快、少重做多少来衡量
资产检索时间
知识工作者将 19% 的工作时间用于检索与收集信息（McKinsey Global Institute，The Social Economy，2012）
以基于用途的索引让人不知道名字也能找到，目标是缩短检索时间。
重复与重做资产比例
以因找不到已有资料而重做的比例来看（建议在公司内部测量）。
最新、批准版使用率
以对外发出的资料中误用旧版的比例来看（建议在公司内部测量）。
规则
外部获取的图片、字体、模板若超出授权范围再利用，可能构成著作权侵权，应将出处与使用许可范围与资产一并记录（《著作权法》）。资产中若含客户或员工个人信息、机密内容，应分权限管理（《个人信息保护法》）；公司自有模板与资料宜作为商业秘密进行外发管控（《反不正当竞争法》）。
需要人亲自扛着的事变少了。
散落的核对和重复的回复先整理好递上来，员工就能把时间花在复核和例外上，人只看真正要紧的决定。
运营诊断待确认的事都堆到人身上。
需要的文档、图片、模板放在哪里没人清楚，每次都要重新找，或者干脆重做。
备好的活儿先递上来。
把资产分类、编索引，让它能被搜到，并整理成只用最新且已审批的版本，减少重复制作。
资产检索时间
重复与重做资产的比例
最新且已审批版本的使用率
把这件事托付出去之前，大家会问什么
关于资产整理与检索，大家实际上最先确认的那些问题。
文件名乱七八糟搜不到，也能找到吗？
不按文件位置或名字，而按“是用来干什么的资产”用途建索引，不知道名字也能找到。
从网上下的图片直接用就行吗？
会连同出处、授权一并记录，需要判断使用范围的资产在对外使用前上报由人审批。依据不明确的就排除在对外候选之外。
