例外
顧客が「もう連絡しないで」と示したとき
頻度を即座に止めて受信拒否として記録します(特定電子メール法により受信拒否を尊重)。
営業の後続連絡
商談のあとの要約、次のアポ、頼まれた資料、送るべきリマインド。打ち合わせから漏れがちな後始末を、Velros AIが下書きから追いかけまで受け持ちます。
運用診断
後追いに必要な回数
後追いの未実行率
先着応答の優位
打ち合わせや通話がうまく終わっても、要約・次のアクションの整理・後追いのメールの送信が担当者の記憶と意志に委ねられ、たいてい抜け落ちます。成約する取引の80%が5回以上の後追いの接触を必要とするのに、営業の48%はただの一度も後追いをしません。後追いが途切れた瞬間、すでに投じた打ち合わせのコストがまるごと消えます。
こうした兆しが、こう処理されます。
実際に入ってくる仕事を集め、それぞれの段階で何を基準に判断するのかまで続けて残します。
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打ち合わせの記録・要約
通話のメモ/録音/カレンダーの文脈から、議論されたニーズ・意見の相違・予算・日程の信号を構造化した要約に整理します。
判断 案件を進める機会か/終結(できず)として扱う件か。 -
次のアクションの導出
誰が・何を・いつまでにするかをアクションアイテムに抜き出し、自社の後追いと顧客側の宿題を分けます。
判断 次の段階が資料の送付か/再打ち合わせの提案か/決裁の待ちか。 -
後追いのメッセージの下書き
要約・合意事項・次の段階を載せた後追いのメール/メッセージを、顧客の言葉とトーンで作成します。添付・見積りのリンクを一緒に準備します。
判断 今送るトーン・チャネルがメールか/メッセンジャーか/電話のリマインドか。 -
検収・送信
下書きを担当者が確認して送信するか、承認されたキャンペーンの範囲内なら自動で送信します。送信のタイミングと相手の都合に配慮します。
判断 人の検収が必要な機微な内容か/承認の範囲内の自動の送信か。 -
頻度の予約・記録
無応答なら次の後追いの時点を頻度で予約し、要約・アクション・送信の内訳を CRM に残します。
判断 引き続き育成する案件か/一定の回数の後に終結する案件か。
拒否の意思が来たら、即座に止めます。
現場で実際に引っかかる例外を、あらかじめ決めておきます。ルールが通らない場面を無理に処理せず、根拠とともに人へ渡します。
例外
打ち合わせのメモが乏しい、またはないとき
要約を作り話でつくらず、担当者に核心の3つ(ニーズ/相違/次の段階)だけを素早く確認してもらって埋めます。
例外
高額・契約の条件の変更が絡む後追い
自動では送信せず、必ず人の検収に渡します。
価格・契約・終結の扱いは、人が見ます。
お金・契約・個人情報・ブランドがかかる実行は下書きまでにとどめ、送信と確定は人の承認を経てから動きます。
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後追いのメッセージの初回の送信(新規・コールドの対象)
ブランドのトーン・法的な広告の規則に直結します。
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価格・割引・契約の条件が入った後追い
誤って出ると元に戻しにくいです。
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大量/キャンペーン型の一括の後追い
特定電子メール法の同意・表示の規則を守る必要があります。
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案件の「終結(Lost)」の扱い
パイプライン・予測に影響します。
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再打ち合わせの日程の確定の提案
担当者のカレンダーを実際に占有します。
何で確かめるか
後追いを途切れさせず担えたか。
後追いに必要な回数
成約までに必要な後追いの回数を顧客パイプラインで測定します。 単発の後追いでは大半を逃します。頻度の自動化が核心です。
後追いの未実行率
後追いの未実行率を顧客パイプラインで測定します。 後追いをシステムが担えば、この漏れそのものが消えます。
先着応答の優位
打ち合わせの直後の素早い後追いが競争の優位に直結します。
ルール
特定電子メール法により、広告・宣伝に当たるフォローアップは原則としてあらかじめ同意が必要で、送信者の氏名または名称・住所・受信拒否の通知先の表示と、無料で受信拒否できる手段の明示が求められます。受信拒否の意思が示されたら送信を止めます。取引の履行に必要な連絡(見積り・契約に関する事務連絡など)は広告に当たりません。日本には「(広告)」の件名表記や夜間の送信の制限はありません。
人が自分で抱えていた仕事が減ります。
散らばった確認と繰り返しの返信を先に整理して上げれば、スタッフは確認と例外の処理に集中でき、人は大事な判断だけを見ます。
運用診断確認が人のところに積み上がります。
最初の連絡の後、フォローを逃して機会がそのまま冷めます。
処理の準備ができた状態で上がってきます。
応答・無応答に合わせて後続連絡の下書きを用意し、承認のうえで送り出します。
打ち合わせから後追いの送信までの時間
後追いの後の次の打ち合わせの成立率
進行中の商談の数
この業務を任せる前に、よく聞かれること
営業の後続連絡について、実際に最初に確認されることを集めました。
後追いのメールを AI が勝手に送りますか。
基本は担当者の検収の後に送信です。繰り返しで低リスクの後追いだけを、担当者が承認した範囲(対象・回数の上限)の中で自動で送信します。価格・契約に関わるものは常に人が確認します。
いつまで後追いを続けますか。
頻度の回数の上限と終結のルールをあらかじめ決めて、定めた回数の後に自動で終結するか、担当者の判断に渡します。顧客が拒否すれば即座に止めます。
