例外
入金の照合の差額
適格請求書の金額と実際の入金額が円単位で食い違えば(手数料・端数の差)、差額の理由をタグ付けして自動で終結せず、担当者の確認のキューへ送ります。
複数のチャネルから事業者情報、金額、品目、発行依頼、エラーに関する情報を集め、重複を取り除いて優先順位を付けます。
請求・適格請求書（インボイス）の準備
あちこちに散らばるインボイスを、Velros AIが一つにまとめて発行の下ごしらえから処理まで進めます。
適格請求書の記載事項の充足率
請求書の誤り率
1件あたりの処理コスト
適格請求書(インボイス)の発行は「月末にまとめて」行いがちで、登録番号や税率ごとの消費税額といった必須の記載事項が抜けたまま出てしまいます。しかも見積書・納品書・実際の入金額がばらばらに管理され、金額・品目・取引先の情報が食い違ったまま発行され、修正した適格請求書を出し直す二重の作業が繰り返されます。担当者一人の頭と Excel にしかないので、その人が席を外すとその月の請求がまるごと遅れます。
こうした資料が、こう整理されます。
実際に入ってくる仕事を集め、それぞれの段階で何を基準に判断するのかまで続けて残します。
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発行の対象の収集・並べ替え
確定した売上のスナップショットから未発行の件を取引先・取引の時期を基準に集め、優先順位を付けます。
判断 今月の課税期間に含める件か、翌月に繰り越す件かを取引の時期で判定。 -
取引先・金額の突き合わせ
各件を登録番号・氏名または名称・対価の額・消費税額と突き合わせます。見積↔納品書↔実入金の三者のうち一つでも食い違えばフラグを立てます。
判断 三者の金額が一致すれば発行の準備の完了、不一致なら例外のキューへ保留。 -
税額・課税の区分の確定
課税/非課税や軽減税率(8%)・標準税率(10%)の区分と消費税額の計算を確定し、登録番号の有効性(適格請求書発行事業者か)を確認します。
判断 軽減税率の適用の有無と、税額の端数の処理の方法を確定。 -
発行の下書きの生成・レビュー待ち
適格請求書の下書き(品目・数量・単価・対価・消費税額・備考)を件ごとに作り、人の承認のキューに上げます。金額の大きい件と新規の取引先の件を上部に配置します。
判断 即座に発行する対象と、担当者の最終確認が必要な対象を分ける。 -
発行・送付・記録
承認された件を発行して交付先へ送付し、写しを7年間保存する形で記録して、売掛金の元帳と消込の状態を更新します。送付の失敗の件は即座に再送の対象として残します。
判断 正常に送付を確認したら終結、送付の誤り・保留なら担当者に通知。
金額が合わなければ、発行を止めます。
現場で実際に引っかかる例外を、あらかじめ決めておきます。ルールが通らない場面を無理に処理せず、根拠とともに人へ渡します。
例外
交付先(取引先)の情報の欠落
登録番号が未登録、または適格請求書発行事業者でないと照会されれば発行を保留し、情報の補完の依頼の項目として分けます。
例外
定期の請求の異常値
反復の請求の件の金額が直前の回に比べ大きく外れたら(例：3倍に跳ねる)、発行の前に異常値の警告を出して、人の確認まで保留します。
金額・交付先・税の区分は、人が確定します。
お金・契約・個人情報・ブランドがかかる実行は下書きまでにとどめ、送信と確定は人の承認を経てから動きます。
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件ごとの対価の額・消費税額の確定
誤って発行すると修正の適格請求書につながるため、金額は人が最終確認します。
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新規/変更の取引先の登録番号
誤った登録番号で発行すると、交付先が仕入税額控除を受けられないなど相手方の被害が生じます。
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課税の区分(非課税・軽減税率)の適用
税額そのものが変わる判断なので、規定の解釈が必要です。
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異常値・差額のフラグの件の一括の承認
自動で終結すると、誤りがそのまま交付先に届きます。
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月内に発行すべき残件の発行の開始
発行の漏れがないよう、人が最終確認します。
何で確かめるか
記載事項をそろえ、誤りなく発行できたか。
適格請求書の記載事項の充足率
登録番号(T+13桁)や税率ごとの消費税額など必須の記載事項が欠けると、適格請求書として認められません(インボイス制度)。
発行の前にそろえるほど、後の修正が減ります。
請求書の誤り率
手作業の環境の請求書の約39%が1つ以上の誤りを含む(Ardent Partners, 2023)。
三者の突き合わせで発行の前に取り除くのが核心です。
1件あたりの処理コスト
手作業 $12.88 vs 自動化 $2.78(Ardent Partners, 2023)。
量が増えるほど、手作業に比べた差が開きます。
ルール
適格請求書(インボイス)を交付できるのは適格請求書発行事業者に限られ、登録番号(T+13桁)、取引年月日、取引内容(軽減税率の対象はその旨)、税率ごとに区分した対価の合計額と適用税率、税率ごとの消費税額、交付を受ける者の氏名または名称を記載します(インボイス制度、2023年10月1日施行)。交付した適格請求書の写しは7年間保存し、電子取引のデータは電子帳簿保存法に沿って電子のまま保存します。日本には韓国のような「翌月10日までの発行の義務」や1%・2%の加算税はありません。
人が自分で抱えていた仕事が減ります。
散らばった確認と繰り返しの返信を先に整理して上げれば、スタッフは確認と例外の処理に集中でき、人は大事な判断だけを見ます。
運用診断確認が人のところに積み上がります。
請求と適格請求書（インボイス）を、月末に資料を漁りながら手作業で作っています。
処理の準備ができた状態で上がってきます。
散らばった資料を集めて請求・請求書の下書きを作り、確定と送信は承認のうえで進めます。
締めの中の発行率
交付先情報の誤り率
発行の準備の所要時間
この業務を任せる前に、よく聞かれること
請求・適格請求書（インボイス）の準備について、実際に最初に確認されることを集めました。
適格請求書には何が必要ですか。
登録番号(T+13桁)・取引年月日・取引内容(軽減税率の対象はその旨)・税率ごとに区分した対価の合計額と適用税率・税率ごとの消費税額・交付を受ける者の氏名または名称が必要で、一つでも欠けると適格請求書として認められません。交付できるのは適格請求書発行事業者に限られます。
金額を誤って発行したら。
修正した適格請求書を交付して訂正します。だから発行の前に三者(見積・納品書・実入金)の突き合わせと人の承認の段階を必ず置きます。
