例外
必須の書類が最後まで来ない(締切が迫る)
勝手に通さず、相談の進行/延期の判断を担当者に渡し、リスクを明示します。
相談前の資料受付
必須の書類、足りないファイル、回答の要約、商談前の準備。案件を前に進めるための確認作業をVelros AIがまとめ、抜けを埋めていきます。
- 書類の収集の完了率
- オンボーディングの遅れの原因
Velros AIが引き受ける実行
複数のチャネルから必須書類、不足ファイル、回答の要約、商談の準備に関する情報を集め、重複を取り除いて優先順位を付けます。
書類の収集の完了率
オンボーディングの遅れの原因
オンボーディングの所要期間
相談・契約の前に受け取る書類が毎回まちまちなのに、何が必要かを案内して抜けを催促することがすべて手作業で、相談そのものが遅れます。オンボーディングの遅れの主な原因として「書類の収集の未完」が挙げられ、担当者は顧客ごとに何度も催促のメールを書いて時間を失います。書類が足りないまま相談が組まれると、その打ち合わせも空振りします。
こうした資料が、こう整理されます。
実際に入ってくる仕事を集め、それぞれの段階で何を基準に判断するのかまで続けて残します。
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必要な書類のリストの算出
ケースの種類と状況(法人/個人・商品・規模)に応じて必要な書類を条件付きで導きます。不要な書類は求めません。
判断 このケースに条件付きで追加される書類があるか。 -
依頼・案内の送信
何を・なぜ・どの形式で・いつまでに提出するかを顧客の言葉で案内し、アップロードの経路を提供します。
判断 チャネルがメールか/リンク・フォームか、締切はいつか。 -
受付・検証
提出された書類の種類・有効性・判読の可否・有効期間を確認し、項目ごとに受付/差し戻しを表示します。
判断 有効な書類か/再提出を求める件か。 -
抜け・催促の管理
抜けた書類を自動で突き合わせて、残った項目だけをピンポイントでていねいにリマインドします。繰り返しの催促の頻度を管理します。
判断 自動のリマインドで十分か/担当者が直接連絡すべき遅れか。 -
相談の準備完了の判定・引き継ぎ
必須の書類がすべてそろえば相談の可能な状態と表示し、要約とともに担当者に渡します。
判断 相談を進めてよいか/未充足で日程を延ばす件か。
書類が来なければ、通しません。
現場で実際に引っかかる例外を、あらかじめ決めておきます。ルールが通らない場面を無理に処理せず、根拠とともに人へ渡します。
例外
判読の不可・誤った書類の提出
何がなぜ問題かを具体的に案内して再提出を求めます(漠然とした「もう一度送ってください」は禁止)。
例外
機微・規制の書類(本人確認書類・財務資料)
取得の目的・保管の期間を告知して最小限だけ取得し、保存の場所を分けて処理します。
書類のリスト・有効の判定は、人が確定します。
お金・契約・個人情報・ブランドがかかる実行は下書きまでにとどめ、送信と確定は人の承認を経てから動きます。
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求める書類のリストの確定(機微・規制の書類の追加)
過度な個人情報の取得を防ぎます(最小限の取得の原則)。
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書類が不備の状態での相談の進行の可否
空振りの打ち合わせ・リスクの受け入れを人が判断します。
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受付の書類の「有効/差し戻し」の最終の判定
誤ると資格・契約に直結します。
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催促のメッセージの送信(頻度・トーン)
顧客の体験・関係に影響します。
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取得した書類の保管・消去の方針の適用
個人情報保護法の保有の期間を順守する必要があります。
何で確かめるか
漏れなく、期日どおりに集めたか。
書類の収集の完了率
条件付きの依頼リストの導入前後で書類収集完了率を測定します。 ケースに合わせた条件付きの依頼が、静的なリストより収集を大きく前倒しします。
オンボーディングの遅れの原因
書類不足によるオンボーディング遅延の件数と期間を顧客案件で測定します。 書類のボトルネックが相談・着手の遅れの核心の原因であることを示します。
オンボーディングの所要期間
新規顧客のオンボーディング期間を顧客と業務種別ごとに測定します。 書類の受付の自動化による短縮の余地を示します。
ルール
個人情報保護法は、取得の最小化、利用目的の特定・明示(第17条・第21条)、本人確認書類などの機微な情報の慎重な取り扱い、保有の期間の経過時の消去を求めています。目的の外の書類を求めることはできません。
人が自分で抱えていた仕事が減ります。
散らばった確認と繰り返しの返信を先に整理して上げれば、スタッフは確認と例外の処理に集中でき、人は大事な判断だけを見ます。
運用診断確認が人のところに積み上がります。
相談前に受け取るべき資料を毎回また依頼して、日程が押します。
処理の準備ができた状態で上がってきます。
必要な資料のリストを案内し、受け取った資料を整理して相談の準備を終えます。
書類の完備率
相談の前の欠落の解消率
再依頼の往復の回数
この業務を任せる前に、よく聞かれること
相談前の資料受付について、実際に最初に確認されることを集めました。
ケースごとに必要な書類が違いますが、対応できますか。
固定のリストではなく、ケースの種類・状況に応じて必要な書類だけを条件付きで算出します。不要な書類を求めないので、顧客の負担と個人情報の取得を最小化します。
書類がなかなか来なければどうなりますか。
残った項目だけをピンポイントでていねいなリマインドを決めた頻度で送ります。それでも締切まで不備なら、相談の進行/延期の判断を担当者に渡し、リスクも一緒に表示します。
