상담 전 자료 접수

필수 서류와 누락 파일을 점검하고 답변을 요약해, 미팅 준비까지 벨로스 AI가 대신 챙깁니다.

서류 수집 완료율
온보딩 지연 원인

상담·계약 전에 받아야 할 서류가 매번 제각각인데, 무엇이 필요한지 안내하고 빠진 걸 독촉하는 일이 전부 수작업이라 상담 자체가 지연됩니다. 온보딩 지연의 주요 원인으로 '서류 수집 미완'이 꼽히고, 담당자는 고객마다 여러 번 독촉 메일을 쓰느라 시간을 잃습니다. 서류가 덜 온 채 상담이 잡히면 그 미팅도 헛돕니다.

이런 자료가, 이렇게 정리됩니다.

실제로 들어오는 일을 모으고, 각 단계에서 무엇을 기준으로 판단하는지까지 이어서 남깁니다.

필요 서류 목록 산출

케이스 유형과 상황(사업자/개인·상품·규모)에 따라 필요한 서류를 조건부로 도출합니다. 불필요한 서류는 요구하지 않습니다.

판단 이 케이스에 조건부로 추가되는 서류가 있는가.
요청·안내 발송

무엇을·왜·어떤 형식으로 언제까지 제출해야 하는지 고객 언어로 안내하고 업로드 경로를 제공합니다.

판단 채널이 이메일인가 / 링크·폼인가, 마감은 언제인가.
접수·검증

제출된 서류의 종류·유효성·판독 가능 여부·유효기간을 확인하고, 항목별로 접수/반려를 표시합니다.

판단 유효한 서류인가 / 재제출을 요청할 건가.
누락·독촉 관리

빠진 서류를 자동 대조해 남은 항목만 콕 집어 정중히 리마인드합니다. 반복 독촉 주기를 관리합니다.

판단 자동 리마인드로 충분한가 / 담당자가 직접 연락해야 하는 지연인가.
상담 준비 완료 판정·인계

필수 서류가 모두 충족되면 상담 가능 상태로 표시하고 요약과 함께 담당자에게 넘깁니다.

판단 상담을 진행해도 되는가 / 미충족으로 일정을 미룰 건가.

서류가 안 오면, 통과시키지 않습니다.

현장에서 실제로 걸리는 예외를 미리 정해 둡니다. 규칙이 안 통하는 순간을 억지로 처리하지 않고, 근거와 함께 사람에게 넘깁니다.

예외 필수 서류가 끝내 안 옴(마감 임박)

임의로 통과시키지 않고, 상담 진행/연기 판단을 담당자에게 넘기며 리스크를 명시합니다.

예외 판독 불가·잘못된 서류 제출

무엇이 왜 문제인지 구체적으로 안내해 재제출을 요청합니다(막연한 '다시 보내주세요' 금지).

예외 민감·규제 서류(신분증·재무자료)

수집 목적·보관 기간을 고지하고 최소한만 수집하며, 저장 위치를 분리 처리합니다.

서류 목록·유효 판정은, 사람이 확정합니다.

돈·계약·개인정보·브랜드가 걸린 실행은 초안까지만 만들고, 발송·확정은 사람 승인 뒤에 움직입니다.

요구할 서류 목록의 확정(민감·규제 서류 추가)

과도한 개인정보 수집을 방지합니다(최소수집 원칙).
서류 미비 상태로의 상담 진행 여부

헛된 미팅·리스크 감수를 사람이 판단합니다.
접수 서류의 '유효/반려' 최종 판정

오판 시 자격·계약에 직결됩니다.
독촉 메시지 발송(빈도·톤)

고객 경험·관계에 영향을 줍니다.
수집 서류의 보관·파기 정책 적용

개인정보보호법 보유기간을 준수해야 합니다.

무엇으로 확인하나

빠짐없이, 제때 모았는가.

서류 수집 완료율

조건부 요청 리스트 사용 전후의 서류 수집 완료율을 고객사 케이스로 실측합니다. 케이스에 맞춘 조건부 요청이 정적 목록보다 수집을 크게 앞당깁니다.

온보딩 지연 원인

서류 누락이 온보딩을 지연시킨 건수와 기간을 고객사 케이스로 실측합니다. 서류 병목이 상담·착수 지연의 핵심 원인임을 시사합니다.

온보딩 소요 기간

신규 고객 온보딩 기간을 고객사 업무 유형별로 실측합니다. 서류 접수 자동화의 단축 여지를 보여줍니다.

규정

개인정보보호법은 수집 최소화 원칙(제3조·제16조)과 수집·이용 목적 고지 및 동의(제15조), 민감정보·고유식별정보(신분증 등)의 별도 처리 근거, 보유기간 경과 시 파기(제21조)를 요구합니다. 목적 외 서류 요구를 금지합니다.

사람이 직접 붙잡던 일이 줄어듭니다.

흩어진 확인과 반복 답변을 먼저 정리해 올리면, 직원은 검토와 예외 처리에 집중하고 사람은 중요한 결정만 봅니다.

운영 진단

지금

확인이 사람에게 쌓입니다.

상담 전에 받아야 할 자료를 매번 다시 요청하며 일정이 밀립니다.

벨로스 운영 후

처리 준비가 먼저 올라옵니다.

필요한 자료 목록을 안내하고 받은 자료를 정리해 상담 준비를 끝냅니다.

서류 완비율 상담 전 누락 해소율 재요청 왕복 횟수

이 업무를 맡기기 전에 자주 묻는 질문

상담 전 자료 접수에서 많은 분들이 실제로 가장 먼저 확인하는 것들을 모았습니다.

케이스마다 필요한 서류가 다른데 대응되나요?

고정 목록이 아니라 케이스 유형·상황에 따라 필요한 서류만 조건부로 산출합니다. 불필요한 서류를 요구하지 않아 고객 부담과 개인정보 수집을 최소화합니다.

서류가 계속 안 오면 어떻게 되나요?

남은 항목만 콕 집어 정중한 리마인드를 정해진 주기로 보냅니다. 그래도 마감까지 미비하면 상담 진행/연기 판단을 담당자에게 넘기고 리스크를 함께 표시합니다.

다음으로 같이 정리할 업무

청구·세금계산서 준비

청구·세금계산서 준비도 지금 쓰는 채널 위에서 접수, 정리, 승인 대기까지 이어 붙일 수 있습니다.

자료 누락

월말 정산 자료 묶음

월말 정산 자료 묶음도 지금 쓰는 채널 위에서 접수, 정리, 승인 대기까지 이어 붙일 수 있습니다.

처리 시간

직원 체크리스트 운영

직원 체크리스트 운영도 지금 쓰는 채널 위에서 접수, 정리, 승인 대기까지 이어 붙일 수 있습니다.

맡길 일 전체 보기

문의, 예약, 견적, 주문 안내처럼 사람이 반복해서 붙잡는 일을 한 번에 비교해 볼 수 있습니다.

사람이 붙잡고 있는 일을 먼저 줄이겠습니다.

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