見えるもの
メール、LINE公式、ホームページのフォーム、ニュースレターから届いた原文・ファイル・スタッフの修正・承認待ちの理由を残し、翌月の改善根拠として使います。
非営利団体・協会・宗教団体
寄付のお問い合わせ、会員登録・更新、ボランティア受付、イベント案内、お知らせ配信が複数のチャネルに散らばっても、まとめて一覧にし、寄付や会員のやり取りを取りこぼしません。
- 受領証明書 発行待ち
- ボランティア申込 確定
今日の処理の流れ
Velros AIが引き受ける実行
承認の前の準備
複数のチャネルから寄付のお問い合わせ、会員登録・更新、ボランティア受付、イベント案内に関するシグナルを集め、重複を取り除いて優先順位を付けます。
受領証明書 発行待ち
ボランティア申込 確定
継続寄付の変更
非営利団体・協会・宗教団体
- 受領証明書 発行待ち
- ボランティア申込 確定
- 継続寄付の変更
こうしたお問い合わせが、こう処理されます。
非営利団体・協会・宗教団体に毎日入ってくる実際の依頼を、確認することと次の改善点まで一つの画面に残します。
人が自分で気をつけていた運用の順番を、そのまま移します。
- 分類 メール・LINE公式・申込フォーム・ニュースレター返信に散らばったお問い合わせを、寄付・会員・ボランティア・イベント・お知らせに自動でまとめます。
- 確認 会員名簿と寄付履歴を照合し、寄付者情報・入金日・ボランティア申込内容など事実だけを整理します。
- 下書き 受領証明書の発行手順、ボランティアの日程、口座変更の方法を、お問い合わせごとに返信の下書きにまとめます。
- 承認 寄附金受領証明書・会計処理・会員情報の変更・一斉配信は、送信前に承認カードで確認を取ります。
止まるもの
寄付金の領収書・会計処理、会員の個人情報変更、一斉配信、対外的なお知らせは、代表や担当者が確認したうえで実行します。
いまの接点はそのままに、人が確認する仕事だけを分けます。
受領証明書 発行待ち · ボランティア申込 確定 · 継続寄付の変更
人が確認する仕事は、一本の線につながります。
新しい画面を増やす代わりに、いま使っているチャネルから入ってきた仕事を整理し、人が見るべき判断だけを分けます。
いまのチャネルのまま
新しいツールを増やさず、今お使いのメール、LINE公式、ホームページのフォーム、ニュースレターの上にベロスAIを重ねます。必要な画面、承認待ちボックス、レポートを一緒に作り、運用しながら改善し続けます。
業種を知る人が、基準を一緒に立てます。
ベロスの運用設計者と現場の専門家が、寄付のお問い合わせ、会員更新、ボランティア受付、イベント案内に関する基準を実際の運用手順に変えます。
Velrosの運用設計チーム
業種の基準設計と毎週の改善
改善が続く
スタッフの修正と保留の理由を集めて、来週の運用ルールとして整え直します。
人の時間
繰り返しの確認は減らし、人は大事な判断と成長の機会に長く向き合えます。
詳しく
寄付のお問い合わせに答える間、今月の会費名簿は後回しになります
NPO・協会・宗教団体の手は、いつも二か所で同時に必要とされます。メール、LINE公式アカウント、フォーム、ホームページから届く寄付の相談、入会、ボランティア申込、イベント参加申込は、形は繰り返しでも一件ずつ人が確認して返す必要があります。その間に、会費未納の整理や寄付金受領証の発行、ニュースレターの配信といった本当に落とせない仕事が後ろに回ります。Velrosは散らばった問い合わせを一か所に集め、返信の下書きと内部チェックリストまで用意し、お金と個人情報に関わるものだけを人の承認カードに上げます。
問い合わせが届いてから終わるまで
-
散らばった窓口を一つのリストにまとめます
メール、LINE公式、フォーム、ホームページの問い合わせが別々に溜まっても、Velrosが一つのリストにまとめ、寄付・会員・ボランティア・イベントに振り分けます。誰が何を尋ね、何日返信が出ていないかが一目で分かります。
-
返信の下書きと内部チェックリストを一緒に用意します
継続寄付への切替、会員情報の変更、ボランティア日程の確定といった繰り返しの相談は、過去の返信と団体の規程を参照して下書きを作ります。あわせて「受領証の発行対象か」「会員区分の変更が必要か」などの内部処理も書き添えます。
-
確定と送信だけを人が押します
下書きはそのままは出ません。人が内容を確認して送り、寄付金受領証の発行やニュースレターの一斉配信のように取り消しにくいものは承認カードに上がり、押してから実行されます。
人が確定すること
- 寄付金受領証の発行
- 対象・金額・氏名は税務に直結するため、下書きまでを用意し、実際の発行と送付は担当者が確認して承認します。
- 会費・寄付金の会計処理
- 入金の照合、未納の案内、返金といったお金が動く処理は自動では実行せず、金額と相手を人が確認してから確定します。
- 会員・寄付者への一斉配信
- お知らせや募金の案内を一度に数百名へ送る作業は、宛先と文面を人が確認し承認して初めて送られます。
落とせない期限と義務
- 事業報告書等の作成・備置き
- 毎事業年度ごとに事業報告書等を作成し、備え置いて閲覧に供する義務があります。Velrosは寄付や活動の記録を一か所に集め、報告の時期を逃さないよう整理します。
- 寄付者が使う寄附金控除の証明
- 寄付者が寄附金控除を受けるには、団体が発行する受領証が必要です。対象と金額が下書きの段階から記録に残り、年末の対応が楽になります。
- 寄付者・会員の個人情報の取得・利用
- 氏名・連絡先・寄付履歴を集めて使うには、利用目的の明示と適正な取得が必要です。何をどの目的で受け取ったかを問い合わせごとに残し、後から根拠をたどれます。
特定非営利活動促進法第28条（事業報告書等の作成・備置き） · 所得税法第78条（寄附金控除） · 個人情報保護法
よくあるご質問
- LINE公式とメールを別々に使っていますが、両方つながりますか。
- はい。LINE公式、メール、フォーム、ホームページの問い合わせを一つのリストにまとめます。窓口ごとに開いて確認しなくても、どこから来た問い合わせも一か所で見られます。
- 寄付金が自動で処理されたり、受領証が勝手に送られたりしませんか。
- そういうことはありません。お金と個人情報に関わるものは下書きと対象だけが用意され、人が承認カードで確認して押してから実行されます。
- 担当者が一〜二名の小さな団体でも使えますか。
- そうした団体のためのものです。繰り返しの問い合わせの整理と下書き作成を引き受けるので、人は確定と判断が必要な仕事だけに手をかければ済みます。
入ってくる仕事
LINE、電話、Google、メールを一か所で見ます
確認する仕事
スタッフが見る仕事と、人が見る仕事を分けます
よくなる仕事
繰り返しのお問い合わせと取りこぼした後追いを、毎週減らします