비영리·협회·종교단체

문의가 들어와서 끝나기까지

1. 흩어진 창구를 한 줄로 모읍니다

   이메일, 카톡 채널, 구글폼, 홈페이지 문의가 각각 다른 곳에 쌓여도 벨로스가 하나의 목록으로 모아 후원·회원·자원봉사·행사 문의로 갈래를 나눕니다. 누가 무엇을 물었는지, 며칠째 답이 안 나갔는지 한눈에 보입니다.

2. 답장 초안과 내부 체크리스트를 함께 준비합니다

   정기후원 전환 안내, 회원 정보 변경, 봉사 일정 확정 같은 반복 문의는 지난 답변과 단체 규정을 참고해 초안을 만듭니다. 동시에 '영수증 발급 대상인지', '회원 등급 변경 필요' 같은 내부 처리 항목을 함께 적어 둡니다.

3. 확정·발송만 사람이 누릅니다

   초안은 그대로 나가지 않습니다. 사람이 내용을 확인해 보내고, 기부금영수증 발급이나 뉴스레터 대량 발송처럼 되돌리기 어려운 일은 승인 카드로 올라와 누른 뒤에야 실행됩니다.

사람이 확정하는 것

기부금영수증 발급

발급 대상·금액·인적사항은 세무와 직결되므로 초안까지만 준비하고, 실제 발급과 전송은 담당자가 확인해 승인합니다.

회비·후원금 회계 처리

입금 대사, 미납 안내, 환불 같은 돈이 오가는 처리는 자동 실행하지 않고 금액과 대상을 사람이 확인한 뒤 확정합니다.

회원·후원자 대량 발송

소식지나 모금 안내를 수백 명에게 한 번에 보내는 일은 수신 대상과 문구를 사람이 검토하고 승인해야 나갑니다.

놓치면 안 되는 기한과 의무

기부금품 모집 등록

일정 금액 이상을 목표로 후원·모금을 하려면 사전에 등록하고 사용 내역을 보고해야 합니다. 벨로스는 모집 건과 사용 기록을 한 곳에 모아 보고 시점을 놓치지 않게 정리합니다.

기부금영수증 발급명세 보관

발급한 기부금영수증의 내역을 작성·보관해야 합니다. 발급 대상과 금액이 초안 단계부터 기록으로 남아 연말 정산과 세무 대응이 수월해집니다.

후원자·회원 개인정보 수집·이용

이름·연락처·후원 내역을 모으고 활용하려면 동의 근거가 필요합니다. 어떤 정보를 무슨 목적으로 받았는지 문의별로 남겨 두어 나중에 근거를 되짚을 수 있습니다.

기부금품의 모집 및 사용에 관한 법률 제4조(모집등록) · 소득세법 제160조의3(기부금영수증 발급명세 작성·보관) · 개인정보보호법 제15조·제17조

자주 묻는 것

카톡 채널과 이메일을 따로 쓰는데 다 연결되나요?

네. 카톡 채널, 이메일, 구글폼, 홈페이지 문의를 한 목록으로 모읍니다. 창구마다 따로 열어 확인하지 않아도 어디로 온 문의든 한자리에서 보입니다.

후원금이 자동으로 처리되거나 영수증이 저절로 나가지 않나요?

그런 일은 없습니다. 돈과 개인정보가 걸린 일은 초안과 대상만 준비되고, 사람이 승인 카드에서 확인해 누른 뒤에야 실행됩니다.

작은 단체라 담당자가 한두 명인데 쓸 수 있나요?

그런 단체를 위한 것입니다. 반복되는 문의 정리와 초안 작성을 대신 맡아, 사람은 확정과 판단이 필요한 일에만 손을 대면 됩니다.